İyi Tasarlanmış Bir Fatura Oluşturma: Adım Adım
Sıkıcı evrak işleri, serbest tasarımcı olmanın gerekli kötülüklerinden biridir.
Etrafında basit bir yol yoktur, müşterilerden gelen ödemeleri takip etmek ve yönetmek istiyorsanız, bir faturalandırma sistemi kurmanız gerekir. Her şey kötü bir haber değil; eğlenceli kısmı aslında özel bir fatura tasarlamanızdır.
Bugün sıfırdan bir fatura tasarlayacağız. Mümkün olduğunca derinlemesine olacağım ve mutlak temellerden gelişmiş özelliklere ve hatta küçük bir tasarım teorisine kadar bilmeniz gereken her şeyi dahil edeceğim.
Temeller
Çıplak yapı ile başlayalım. Öncelikle, müşterinizin herhangi bir sorun yaşamadan yazdırabilmesi için faturanızın standart bir kağıda sığması gerekir (8, 5 ″ x 11 ″ veya tam tersi). Oranlar dijital olarak kalacaklar, ancak kolaylık sağlamak için standart harf formatına sadık kalmak en iyisidir.
Ardından, adınızı (veya şirket adınızı) ve temel iletişim bilgilerinizi içermelidir. Kapsamlı olmak ve fiziksel adresinizi, e-posta adresinizi, telefon numaranızı ve alakalı diğer şeyleri dahil etmek istersiniz. Bu bilgilerin herhangi birini bir istemciden gizlemek için iyi bir nedeniniz olmadıkça, bunların tümü muhasebe ve kayıt amacıyla (sizin değil, yararları için) olmalıdır.
Ayrıca fatura tarihinin yanı sıra bir fatura numarası da eklemek istersiniz. Bir fatura numarası oluşturmak gerekli değildir, ancak hem kendi hem de müşterinizin dosya sistemi için yararlıdır. Fatura numaralandırma sistemini nasıl oluşturacağınız tamamen size bağlıdır. Bu, numaralara sıyrılan tarih veya o yıl gönderdiğiniz fatura sayısının temel bir çalışan tutarı (001, 002, 003… 110, 111, 112) olabilir.
Markanızı ve Tarzınızı Anlatın
Açıkçası, aslında bir tasarımcı olduğunuzdan, faturanızı kişisel veya kurumsal markanıza uyacak şekilde tasarlamalısınız. Birincil hedef onu işlevsel hale getirmektir, ancak önemli bir ikincil hedef onu çekici hale getirmektir.
Özel markanızı nasıl uygulayacağınız size bağlıdır. Web sitesi, antetli kağıt veya kartvizit gibi önceden oluşturduğunuz bir şeyden ilham almanızı öneririm. Design Shack web sitesini renk ilhamı ve yazı tipi seçimi için bir başlangıç noktası olarak kullandım ve aşağıdaki üstbilgiyi buldum:
Bu basit, ancak işi hallediyor ve web sitemizin klasik, eski stil görünümünü kesinlikle aktarıyor. Biraz daha yetenek katmak için sağ alt köşeye girdap vektörü attım. İşlevsel olarak gereksizdir, ancak ana üründen çok fazla dikkat çekmeden son ürüne biraz eğlence katacaktır. Şeffaflığı adil bir miktarda azalttığımı fark ettim, bu yüzden çok fazla çıkmıyor.
Okunabilir Izgara
Daha sonra, müşteri için ne faturalandırdığınızı listelemek için bir alana ihtiyacınız vardır. Tek bir proje için faturalandırıyor olsanız bile, müşterinizin ne için ödeme aldığınızı açıkça görebilmesi için zamanınızı bölümlere ayırın. Bazen toplamı olan tek bir öğe numarası, size neden bu kadar çok ödeme yaptığını bilmek isteyen bir müşteriden öfkeli bir çağrı alır. Ne kadar iş yaptığınızı son derece netleştirirseniz, toplamın kabul edilmesi çok daha olasıdır.
Buradaki amaç açık ve okunabilir bilgilerdir. Okunabilirliği artırmak için zebra çizgisi veya görünür bir ızgara kullanmanızı öneririm. Okunabilir ızgaralardan daha fazla ilham almak için müthiş tablolar oluşturma konusundaki yayınımıza göz atın.
Detaylı Açıklama İçin Yer Açın
Genellikle yukarıdaki ızgara çözümünün doğru yönde atılmış bir adım olduğu, ancak yeterli olmadığı söylenebilir. Bazı tasarımcılar ve / veya müşteriler her satır öğesinin ayrıntılı bir açıklamasını tercih eder. Bu durumlarda, üzerinde ekstra yükseklik olan her bir öğe arasında bir satır oluşturun. Aşağıdaki örnekte, zebra şeritleme yöntemini korumaya karar verdim ve ikisi arasındaki kontrastı korumak için açıklama kopyasını girintili hale getirdim.
Ayrıca büyük, cesur bir toplam eklediğime dikkat edin. Bu numara muhtemelen faturanın hem göndericisi hem de alıcısı için en önemli bilgi olacaktır. Sonuç olarak, onu saklamanın bir yararı yoktur. Okuyucunun bir bakışta yakalayabilmesi için öne çıkarın.
Son ödeme tarihi
Bu önemlidir. Bazıları, bir tasarım faturasındaki son ödeme tarihini küstah veya kaba olarak görebilir, ancak bir müşteriye geçmişte çok fazla çalışma yapmadığınız bir faturayı faturalandırmanızın bir gereklilik olduğunu düşünüyorum. Sen bir profesyonelsin ve kimsenin başka türlü davranmasına izin vermemelisin. İşi tatmin edici bir şekilde yaptıysanız, kesin bir ödeme tarihine saygı duymayı hak ediyorsunuz. Çoğu durumda, tasarımcıya sanat eseri için bir son tarih verilir ve bu nedenle müşteriye ödeme için bir son tarih vermek tamamen mantıklıdır. Bunun onlara bir sürpriz olarak gelmediğinden emin ol. “Faturanın alındığı tarihten itibaren bir hafta içinde yapılması gereken tüm ödemeler” gibi standart bir kılavuz oluşturmalı ve herhangi bir çalışma başlamadan önce bu bilgileri müşteriye sunmalısınız.
Yine basit bir tasarım öğesi ile gittim ama göze çarpacak kadar cesur hale getirdim. Çok fazla karışmasını istemezsiniz, böylece birine görmediklerini söylemek için iyi bir bahane verirsiniz.
Ödeme Koşullarını Netleştirin
Ödeme bitiş tarihinizle birlikte, ödemeyle ilgili sahip olduğunuz özel gereksinimleri de eklemeniz gerekir. Bu, vade tarihini, tercih ettiğiniz ve kabul ettiğiniz ödeme şekillerini, geri dönen çeklerle ilgili politikanızı vb. Güçlendirmek için herhangi bir genel metni içerir.
Buraya koyduğunuz şey tamamen size kalmış. Bir tartışma veya istenmeyen bir durumda karşılaştığınızdan emin olmak için kısa ama yeterince kapsamlı olmak istiyorsunuz. Giderek daha fazla müşteriyle uğraşırken, sık karşılaştığınız senaryolara uyacak şekilde bu bölümü gözden geçirmek isteyeceksiniz.
Ayrıca alan, samimi, samimi bir kayıt dahil. Bu, belirli işler, vb. İle ilgili notlar için harika bir yerdir. Faturalar biraz soğuk ve gayri resmi olabilir, küçük bir kişisel dostu aşılamaktan korkmayın.
Tamamlanmış Tasarım
Hepsi bu kadar. Kuşkusuz dahil edilecek birkaç özel bilgi alanınız olacaktır, ancak bu yaklaşık olarak tipik tasarım faturanızı kapsar. Aşağıdaki bitmiş ürünü kontrol edin.
Küçük Bir Tasarım Teorisi
Fatura tasarımını okuyucuyu etkileyecek şekilde çok kasıtlı bir şekilde yapılandırdım. Müşterinin fark etmesini istediğimiz üç temel bilgi vardır: Kimden, zamanı geldiğinde ve ne kadar olduğu için. Diğer her şey kesinlikle önemlidir, ancak sonuçta bu temel bilgilere ikincildir. Görsel bir hiyerarşi gerçekleştirmek için kullandığım tasarım tutarlılığını görmek için aşağıya bakın.
Önemli öğeler için, arka planla güzel bir kontrast oluşturan tutarlı bir renk kullandım ve bu öğeleri sayfadaki diğer her şeyden öne çıkacak şekilde büyüttüm / kalınlaştırdım. Bu şekilde okuyucu, sayfayı bir dakika bile gözden geçirmiş olsalar bile bu üç bilgi parçasını alır. Hiçbir şey okumadan yukarıdaki bitmiş tasarıma bakmayı deneyin. Gözleriniz sayfa etrafında dart görse bile, içgüdüsel olarak en kontrastlı öğelere çekildiğine dikkat edin.
Ulaşılabilirlik
Tasarım hakkında son bir not. Daha önce belirtilen boyut gereksiniminin ötesinde baskı için optimize edildiğine dikkat edin. Bu faturayı basit bir siyah beyaz lazer yazıcıda yazdırırsanız, gayet iyi görünmelidir. Tüm bilgiler okunabilirliğini koruyacak ve görsel hiyerarşiden ödün verilmeyecektir. Ayrıca, başlık logosundan daha büyük koyu dolgu olmadığından, minimum miktarda toner kullanmalıdır.
Dikkate alınması gereken bir diğer önemli şey dosya boyutu ve formatıdır. Bunu .pdf veya .doc gibi yaygın olarak kabul edilen bir biçimde kaydetmek ve en fazla birkaç yüz KB'nin altında tuttuğunuzdan emin olmak isteyeceksiniz (ne kadar küçükse o kadar iyi). Bu, dosyanın seçici e-posta sunucuları tarafından engellenmemesini ve daha az internet bağlantısına sahip olmayan biri tarafından kolayca alınmasını sağlar.
Bunlar önemsiz ayrıntılar gibi görünebilir, ancak küçük şeyler belgenin başkaları tarafından algılanmasında büyük rol oynar. İyi bir fatura, sizi almaya çalışan herkes için teknik desteğe dönüştürmeyen bir faturadır.
Diğer Özellik Fikirleri
Yararlı özellikler hakkındaki tartışmamızı tamamlamak için, eklemek isteyebileceğiniz birkaç şey daha var:
- Otomatik Toplamlar: Sizin için tüm sinir bozucu matematik yapmak için faturanızı Excel veya Sayılar ve kurulum formülleri oluşturun!
- Etkileşimli PDF: PDF'yi daha etkileşimli hale getirmek için yapabileceğiniz çok şey var, ancak herhangi bir e-postayı veya web sitelerini canlı bağlantılara dönüştürmek (tıklanabilir) gibi çoğu okuyucu tarafından kullanılabilen özelliklerle sınırlı tutmak en iyisidir.
- PayPal Entegrasyonu: Çevrimiçi olun ve müşterilerin hizmete bağlanmasını ve size para göndermesini kolaylaştırmak için bir PayPal düğmesi ekleyin.
Faturalama Uygulamaları
Kendi faturalarınızı oluşturma zahmetiyle uğraşmak istemiyor musunuz? İşi tamamlamanıza yardımcı olacak web uygulamalarındaki bu makalelere göz atın.
- Altı Revizyon: Web Tasarımcıları için 20 Faturalandırma Aracı
- 1. Web Tasarımcısı: Faturalandırma İhtiyaçlarınız İçin 5 Harika Ücretsiz Araç
- Tripwire Dergisi: Masraf Takibi, Faturalandırma ve Faturalama için 30+ Temel Freelancer Araçları
Bana seninkini göster
Özetle, iyi tasarlanmış bir faturanın üç temel yönü üzerinde durması gerekir: Kimden, ne zaman ve ne kadar sürdüğü. Ayrıca, herhangi bir karışıklığı önlemek için çalışmanızı ayrıntılı bir şekilde açıkladığınızdan ve ayrıntılı açıklamalar yaptığınızdan emin olun. Son olarak, birincil içeriğin çok fazla dikkatini dağıtmadan, kendi kişiliğinizden biraz verin.
Artık iyi bir fatura girişimimi gördüğünüze göre, daha da iyi hale getirmek için ne yapacağınızı bize bildirin. Daha da iyisi, kendi faturanıza bir bağlantı ekleyin ve bize temel özellikleri hakkında bilgi verin.
Bizim Arkadaşımız Olun!
Makaleyi beğendiniz mi? Twitter ve Facebook'ta bize yetiştiğinizden emin olun.
